Ведомственный (корпоративный) архив является основным инструментом архивной службы, специалистов службы ДОУ и ответственных за делопроизводство специалистов подразделений.
Требования к такому архиву совсем иные и они диктуются требованиями к архивному делопроизводству, установленными Росархивом и ВНИИДАД:
- поддержка процессов формирования номенклатуры дел как на уровне подразделения, так на уровне предприятия (сводная номенклатура дел) в соответствии с Перечнем, рекомендованным Росархивом; при этом согласование номенклатуры дел осуществляется в электронном виде и сохраняется их историчность;
- обязательная реализация процессов передачи подразделением дел на архивное хранение по сдаточным описям различных типов (временного хранения, долговременного, по личному составу, электронные дела);
- поддержка процессов экспертизы ценности и формирования актов на уничтожение;
- предоставление функционала формирования электронных заявок;
- управление архивохранилищем и размещением дел в архивохранилище (ведение топографии);
- прием документов, изначально созданных в электронном виде (вместе с ЭЦП);
- для автоматического формирования дел – интеграция с СЭД или иными системами;
- функционал электронного архива – т.е. наличие контура хранения электронных дел/документов (при этом если электронное дело разобрано на документы, то внутренняя опись формируется автоматически – на основании результатов разбора).
К разделу «Электронный ведомственный (корпоративный) архив»:
